浅析高校文印管理工作存在的问题及策略

一、文印工作的开展现状

高校的文印工作重点的服务对象是学校的学生、老师，对于每个高校的日常文印工作而言，每天需要打印各种各样不同的材料，学生在校的每个学期需要有许多的试卷、教材、论文进行排版、印刷等工作。每个高校均配备自己专门的文印部门，主要工作内容是合理的完成全校的试卷、材料等的打印和印刷任务，是高校不可或缺的部门之一。

二、高校文印管理工作存在的问题

（一）印刷成本控制不到位

通常情况下，各个高校的文印室均隶属于图书馆，主要负责的工作内容是印刷教学及行政管理等相关资料，任务重，数量多，花费时间长。由于高校各个部门之间均是“各自为政”的管理模式，因此在办公用品等器材申请方面，都是在需要的时候直接申报计划进行相应地购买，未考量其实际的使用价值。在办公成本上将大量的资金投入成本较贵的个人打印机方面，且更换这个打印机的零部件的开支相对也较高，这样的现象持续进行竟会造成办公成本居高不下的局面。因此，由于相关部门的办公费用不清晰，用量无法根据实际需求进行有效合理的控制，致使在一定程度上成本较难。

（二）信息安全保护意识不足

大部分高校在文印管理工作方面存在多功能一体机和打印机分布的区域范围较为混乱的状况，相关文件资料在进行排版、印刷等步骤时由于缺乏一定的信息安全保护控制方式，部门涉密的文件资料的安全性得不到保障，进而使得部门机密文件资料存在较高的安全风险，在一定程度上很难对该种状况进行统一的管理。

（三）日常办公效率不高

在高校的文印管理工作上，由于部分印刷设备的基本功能与相应地业务需求条件存在差异性，致使其在具体应用过程中存在问题，这样的话很容易发生印刷设备闲置的情况，浪费资源，在一定程度上将会导致日常办公效率低下。

三、高校文印管理工作的应对策略

（一）完善印刷成本管理机制

从20世纪末开始，部分高校开始提倡无纸化办公模式，在平时的工作过程中注意纸张的使用状况，培养每个人的节约意识。在完善印刷成本管理机制的过程中，对于部分印刷资料而言，若是可以多个人共享一份或提前通过相应地移动设备发送至参会人手中的话，可以相应地减少文件资料的印刷份数，有效的控制文印的成本。在日常工作过程中，部门之间的资料可以通过邮件等形式进行传送与阅读。实施合理科学的印刷成本管理方式，不仅在一定程度上可以有效的节约文印的成本，还能够提高单位的整体办事效率，从增强单位管理人员的执行力，使文印管理工作趋于完善化。

（二）树立牢固的信息保密观念

保证机密文件资料的安全性是每个文印管理人员的基本职业操守。对于高校的文印工作人员而言，其工作在文印管理部门，接触到该学校的机密资料相对较多，在此过程中它将会要求文印工作人员树立牢固的信息保密观念。在工作过程中做到“不该说的绝对不说，不该问的绝对不问”，不要别人说什么，你就跟风说什么，毫无思考的将:、校、部门间的 “秘密”在闲谈过程中不知不觉的泄露，给:校的工作造成严重的后果。当每个文印工作人员在打印、印刷机密文件材料的过程中，千万不要随意将该文件资料放置在桌子等其他不安全的地方，防止该文件资料被其他人无意间观看，造成信息泄露。

（三）提高日常办公效率

高校文印管理工作的核心是按照学校的需求条件进行文件资料的管理。当文印工作人员接收到一项工作任务时，就需要将其安排在文印管理的日常表上，保证该项工作在规定的时间周期内完成。若是遇到比较着急的工作任务，就应该在工作的过程中不计较个人的得失，无论是在白天黑夜或星期天、节假日等，均能够做到按时完成相应地工作任务。在实际工作过程中，有的时候会遇到文印工作人员在同一天内接收到许多较为着急的工作，这样的话就需要他们合理的安排好工作时间，做到心中有数，不能办事拖泥带水，不讲效率。若该项工作能够在一天的时间内全部有效的完成，均不应该拖沓至第二天完成，当被领导追问原因时，一味强调客观存在的原因，将问题转嫁给别人。

结束语：

针对文印管理工作目前存在的问题，本文提出了优化文印管理工作的具体策略，能够在最大限度范围内有效的了解各个高校文印工作的成本及需求，在一定程度上提高文印设备、纸张的使用效率。无纸化的工作模式可以将高校的文印工作者从烦琐的文印流程中解放出来，使他们可以将更多的精力花费在其他工作上。综上所述，优化文印管理工作是各个高校管理的重要方式，我们在今后的工作过程中应该加大文印管理的效率，提高文印管理工作的服务质量。

文章来源：《北京印刷学院学报》 网址: http://www.bjysxyxb.cn/qikandaodu/2020/0826/388.html